Ủy thác công việc, công cụ đắc lực cho nhà quản trị

Ủy thác công việc là một trong những công cụ quản lý quan trọng. Để trở thành người quản lý tốt, bạn phải nắm rõ những điều dưới đây.

Một sự thật đáng ngạc nhiên là rất nhiều quản lý không biết cách ủy thác công việc cho người khác. Đôi khi người quản lý đổ dồn tất cả công việc lên nhân viên. Chính vì thế mà kết quả thu được không hề tốt. Có sự khác biệt giữa ủy thác công việc và đổ tất cả công việc lên đầu nhân viên và người quản lý tốt cần phải nắm rõ được điều đó.

Có hai lợi ích mà ủy thác mang lại đó là:

– Một, giảm bớt khối lượng công việc của bạn và bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng.
– Hai, sẽ giúp nhân viên học hỏi và trưởng thành từ công việc.
Là một người quản lý, giám sát hay trưởng nhóm, bạn sẽ phải đưa ra quyết định để điều hành một nhóm người làm việc. Để công việc được giải quyết tốt nhất, bạn cần phải phân chia công việc và ủy thác cho nhân viên dưới quyền. Dưới đây là các bước để ủy thác công việc hiệu quả.

1. Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả

– Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, lý do tại sao cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức.
– Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn, trách nhiệm uỷ thác. Mức độ quyền hạn và trách nhiệm sắp được giao sẽ như thế nào.
– Bước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác. Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian…?

2. Thực hiện công việc uỷ thác

– Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3). Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.

– Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.

3. Phản hồi thông tin.

– Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác.

– Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.
Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những lựa chọn, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình.