Quy trình lưu trữ hồ sơ

Lịch khai giảng

Tại thành phố hồ chí minh

Hãy để chúng tôi tư vấn lớp học và các quyền lợi phù hợp nhất cho bạn, hãy gọi :

0912 23 23 34 (Minh Mỹ) – 091 672 0000(Vân Anh)

NGÀY KHAI GIẢNG (TP.HCM):

– Kỹ năng giao tiếp thuyết trình
   Ngày 2, 3/11/2019

– Kỹ năng bán hàng
   Ngày 19, 20/10/2019

Học phí ưu đãi: giảm 10% khi học viên đăng ký trước 10 ngày hoặc nhóm 3 người

 

Tại Hà nội

Hãy để chúng tôi tư vấn lớp học và các quyền lợi phù hợp nhất cho bạn, hãy gọi :

0912 23 23 34 (Minh Mỹ) – 091 672 0000(Vân Anh)

NGÀY KHAI GIẢNG (Hà Nội): 

– Kỹ năng giao tiếp thuyết trình
   Ngày 26, 27/10/2019

– Kỹ năng bán hàng
   Ngày 12, 13/10/2019

Học phí ưu đãi: giảm 10% khi học viên đăng ký trước 10 ngày hoặc nhóm 3 người

 


Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:
  • Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
  • Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
  • Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.
1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ
Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:
  • Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
  • Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
  • Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.
2. Xây dựng quy trình
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG SAU:
  • Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
  • Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
  • Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
  • Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
  • Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ
3. Huấn luyện
  • Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
  • Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.
  • Ký tên vào biên bản huấn luyện.
4. Tổ chức sắp xếp
4.1 Các công cụ phương tiện:
  • Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.
  • Các loại bìa còng, bìa lá.
  • Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
  •  Đĩa CD và đầu ghi
4.2 Lên kế hoạch về thời gian
  • Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ – 1 ngày.
  • Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.
  • Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
  • Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện…
4.3 Tổ chức thực hiện
  • Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
  • Giải thích các yêu cầu.
  • Làm mẫu cho nhân viên một lần.
  • Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
  • Dán các sticker.
  • Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ
5. Lập danh mục
  • Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.
  • Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.
6. Theo dõi, cập nhật
  • Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
  • Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.