Các cấp độ của ủy quyền

Ủy quyền là một phần quan trọng trong tiến trình quản lý : hoàn thành công việc thông qua người khác. Thật không may là kỹ năng này lại thường được thực hiện một cách vụng về và hầu hết các nhà quản lý đều không cảm thấy tự tin khi thực hiện việc ủy quyền.

Kết quả là nhiều người trong họ phải gánh chịu những hậu quả nghiêm trọng do cố gắng tự làm mọi việc một mình.

Ủy quyền là cách duy nhất để thực hiện đầy đủ các công việc thông qua người khác và phát huy hết tiềm năng của cơ quan, tổ chức. Hơn nữa, chúng ta đã tự lừa dối khi cho rằng một người có thể làm hết mọi chuyện. Bạn hãy thử nghĩ đến hàng loạt các công việc quản lý bị bỏ qua mà đáng lẽ chúng phải được quan tâm thích đáng.

Ủy quyền là trao cho nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thực hiện một công tác. Nó còn mang ý nghĩa động viên họ. Tuy nhiên nhà quản lý vẫn là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng, và vì vậy, thật là vô lý khi tin rằng giữa việc phân phối công việc rồi quên bẳng nó đi và ủy quyền có điểm tương đồng đâu đấy. Thật không may là nhiều người không nhìn thấy được sự khác biệt này.

Ủy quyền là gì ?

Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là “Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”.

Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực hiện công việc thông qua người khác” mặc dù đây cũng là một phần của nó. Như trong hai định nghĩa trên đây đã đề cập, ủy quyền là giao cho nhân viên thẩm quyền để tiến hành một công tác và quyền chuyên quyết công tác đó được hoàn thành như thế nào. Đồng thời bạn phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công tác đó, vì dầu sao chính bạn là nhà quản lý.

Ủy quyền có thể ở nhiều mức độ khác nhau.

Ủy quyền không phải chỉ là “phân phối công việc”, hoặc là “ra mệnh lệnh và chỉ thị”.

Khi nói về ủy quyền chúng tôi muốn nói đến ủy quyền một cách hiệu quả. Nhiều nhà quản lý ngỡ rằng mình đang ủy quyền nhưng thật ra họ chỉ thoái thác công việc hoặc đơn giản chỉ là ra lệnh cho nhân viên phải làm gì mà thôi. Chúng tôi cho rằng ủy quyền không hiệu quả cũng giống như không ủy quyền gì cả mà thôi. Thoái thác trách nhiệm hoặc chỉ thuần túy ra lệnh đều có hại cho uy tín của bạn và hiệu quả của cơ quan, tổ chức.

Nếu bạn không ủy quyền một cách hiệu quả bạn có thể gặp những hậu quả sau đây :

– Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan.
– Nhân viên lơ là trong công việc.
– Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.
– Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.
– Lãng phí nguồn lực cơ quan.
– Các quyết định có chất lượng thấp.

Phân phối công việc

Nếu bạn phân phối công việc kèm theo chỉ thị nghiêm ngặt hoặc ra lệnh, bạn đang điều hành chứ không phải ủy quyền. Nói cách khác, bạn giao công tác và bảo một người phải làm chính xác như thế nào và thường xuyên kiểm tra anh ta để đảm bảo rằng anh ta nhất nhất làm theo lời bạn.

Thoái thác công việc

Khi bạn thoái thác công việc, bạn làm ngược lại điều trên đây. Bạn rũ bỏ tất cả trách nhiệm đối với công việc. Bạn thảy công tác cho nhân viên, bảo họ làm và đừng quấy rầy bạn “Trả lại cho tôi khi nào anh làm xong và đừng làm thặng xị lên”.

Chúng ta hãy xem các ví dụ sau đây để hiểu thế nào là ủy quyền một công việc :

1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi lào làm xong”.

2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”.

3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo.

– Trong ví dụ đầu tiên, ông Đạo để cho nhân viên hoàn toàn tự lo liệu. Nhân viên có “bơi” hay là “chìm” cũng mặc kệ. Thậm chí ông ta cũng không cho hạn định về thời gian. Nếu như nhân viên có làm gì sai, ông Đạo cũng không biết cho đến khi mọi chuyện vỡ lở ra.

– Trong ví dụ 2, ông Đạo coi nhân viên như những cái máy vô tri vô giác. Ông ta hoàn toàn không để cho nhân viên có cơ hội phát triển hoặc phát huy sáng kiến. Công việc sẽ hoàn tất, nhưng nhân viên không được lợi gì và cơ quan cũng vậy về lâu về dài.

– Trong ví dụ sau cùng, ông Đạo ít nhất là tạo cơ hội cho người cộng sự được tham gia vào công việc một cách sáng tạo. Nhân viên có thể làm y hệt như ông Đạo muốn, nhưng bầu không khí tin tưởng và tôn trọng phát sinh trong quá trình công tác đó là một kết quả tưởng thưởng. Vậy bạn hãy nghĩ lại xem mình đã từng “ủy quyền” một công việc tương tự như thế nào. Có nhiều mức độ ủy quyền khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy theo công tác và trình độ năng lực của nhân viên.

Chúng ta có thể phân thành năm mức độ như sau:

1. Ủy quyền hoàn toàn

Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà bạn biết rõ về họ. Nó cũng có thể áp dụng cho các công tác nhỏ nhặt hoặc các công việc sự vụ hành chánh. Bạn cho nhân viên biết công tác mà bạn cần hoàn thành và thời hạn yêu cầu. Việc làm như thế nào là do nhân viên quyết định. Bạn luôn sẵn sàng để nhân viên tham khảo ý kiến nếu cần.

2. Ủy quyền chủ yếu

Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót để hoàn thành công việc. Bạn cũng xác định rõ thời gian gặp gở để thảo luận về mức độ tiến bộ của người được ủy quyền trong quá trình hoàn thành công việc. Nhân viên vẫn được tự do quyết định phương án tiến hành công tác nhưng định kỳ thông báo cho bạn về tiến độ. Bạn không nên phủ quyết các phương án và quyết định của nhân viên trừ phi điều đó thật sự cần thiết.

3. Ủy quyền giới hạn

Bạn giải thích công tác cho nhân viên và yêu cầu anh ta hãy suy nghĩ về phương án mà anh ta sẽ tiến hành nó. Nhân viên được ủy quyền sau đó trình bày kiến nghị của anh ta cho bạn. Bạn có thể chấp nhận, hiệu chỉnh hoặc bác bỏ đề nghị của anh ta và xác định thời hạn hoàn thành cũng như thảo luận tiến triển của công tác.

4. Ủy quyền tối thiểu

5. Không ủy quyền gì cả.

Ở hai mức độ 4,5 này, về căn bản, nhà quản lý chỉ ra lệnh cho nhân viên phải làm gì và làm thư thế nào, hoặc là không ủy quyền chút gì cả.

Điều này có thể hoàn toàn chính xác. Bạn có thể làm công việc đó nhanh hơn nhiều. Tuy nhiên, đây không phải là khía cạnh duy nhất của vấn đề mà ta cần cân nhắc. Chúng ta hãy nhớ lại những lý do chính để ủy quyền: giải phóng thời gian của bạn cho những công tác quan trọng và là một phương tiện để phát triển nhân viên.

Đầu tư thời gian khi bạn bắt đầu ủy quyền một công tác có thể thu lại kết quả trong tương lai: thông qua ủy quyền, bạn phát triển một nhân viên để cuối cùng tự anh ta có thể hoàn thành công việc và như vậy sẽ giúp giải phóng thời gian của bạn.

“Tôi thích lúc nào cũng bận rộn !”
“Tôi cảm thấy hãnh diện nếu tôi bận rộn suốt ngày; người ta trả lương cho tôi vì chuyện đó cơ mà”.

Nhiều nhà quản lý thích tỏ ra bận rộn trong công việc; điều đó khiến họ cảm thấy mình quan trọng. Nó cũng là cái cớ để họ lẫn tránh những công việc khó khăn và quan trọng hơn mà họ phải đối diện. Bạn hãy suy nghĩ xem bạn thật sự có mặt ở đó để làm gì. Có phải là để làm những công việc mà những người khác có thể hoàn thành dễ dàng hay là làm thay cho họ?

Một số nhà quản lý nghĩ rằng họ phải làm việc lâu hơn không có ý nghĩa mà chính ra là phải làm việc “thông minh” hơn: chính ủy quyền mới mang lại điều đó.

Bạn có lẽ đã nghe tất cả những lời biện hộ trên đây lúc này hoặc lúc khác. Thật ra, nếu suy nghĩ kỹ, cũng có khi chính bạn đã sử dụng những biện hộ tương tự.

Tăng cường sự ủy quyền

Nhà quản lý giỏi sẽ quan tâm đến kết quả công việc của cơ quan, đơn vị hoặc là lĩnh vực trách nhiệm. Cơ quan, đơn vị có làm hết những công việc đặt ra cho nó hay không? Nó có đạt được hiệu quả công việc tối ưu hay không? Nhà quản lý giỏi cũng nhận thức rằng sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực là điều kiện tiên quyết để quản lý thành công. Một lãnh đạo làm mọi công việc thì không thể nào xây dựng một cơ quan thành công về mọi mặt.

Khi xem xét vấn đề ủy quyền, nhà quản lý lên tự hỏi một số câu hỏi quan trọng sau đây :

– Tôi có thật sự sử dụng hết năng lực của nhân viên chưa?
– Có người nào khác có thể làm công việc và có lợi cho người đó không?
– Tôi có nghĩ rằng tôi rất cần thiết hay không ?
– Tôi biết rằng tôi đang bận rộn vì những công việc quan trọng.
– Có ai khác có thể làm công việc này không?

Đầu tiên, bạn cần phải biết năng lực của các nhân viên của bạn; dưới hình thức một bảng thống kê chẳng hạn. Kế đó bạn cần cân nhắc những năng lực đó một khi ủy quyền cho những công tác mà bạn có thể ủy quyền. Bạn ủy quyền những gì?

“Có người nào khác có thể làm công việc đó hay không?”

Đây là câu hỏi đáng được đặt ra trước mỗi công tác mà bạn phải ủy quyền. Bạn phải chấp nhận rằng những người khác có thể làm công việc theo cách khác với bạn hoặc là không nhanh như bạn, nhưng họ có khả năng và có thể phát triển nhờ có thêm kinh nghiệm qua việc nhận lãnh trách nhiệm.

Tuy nhiên, bạn hãy chú ý là không được chỉ ủy quyền toàn những công việc tầm thường, lặt vặt. Nếu bạn làm như vậy, việc ủy quyền không còn là dịp để phát triển nhân viên hoặc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, mà chỉ là phương tiện để bạn tống khứ đi những công việc vô vị.

“Tôi có thật sự cần thiết hay không?”

Lo sợ và nghi ngờ cũng có hại cho việc ủy quyền. Nó làm cho chúng ta trở nên quá sức hẹp hòi trong cung cách làm việc và quên đi nhu cầu phát triển của nhân viên cũng như của tổ chức. Một nhà quản lý già dặn nhận thức rằng tất cả chúng ta có thể vô dụng về một số phương diện nào đó – điều đó đáng buồn nhưng lại là sự thật.

“Có người nào khác làm được công việc này không?”

Nhà quản lý hiệu quả biết rằng có những công việc quan trọng cần sự quan tâm của ông ta. Thay vì để cho những công việc không quan trọng làm gián đoạn những hoạt động thiết yếu như hoạch định, động viên, giám sát, v.v…, bạn hãy tự hỏi liệu có người nào khác thay bạn để đảm nhiệm công việc này hay không.

Ủy quyền hiệu quả là sự cân bằng giữa trao quyền giải quyết công việc để giải phóng thời gian quý báu của bạn và việc phát triển nhân viên.
Để có thể làm được điều này, bạn cần phải biết việc nào có thể ủy quyền được và việc nào không.

Nếu có thể, bạn nên lập kế hoạch trước: tránh để nước đến chân mới nhảy. Lập kế hoạch cho những công việc ủy quyền trước tiên. Bạn không nên ngồi chờ và chỉ ủy quyền vào giờ chót. Người được ủy quyền cần thời gian để lập kế hoạch hành động. Luôn làm việc trong tình trạng gấp gáp thì khó mà chu đáo và kỷ lưỡng được.

Hãy suy nghĩ phần việc nào của bạn có thể ủy quyền và phần nào không. Cũng cần phải ưu tiên cho những công tác mà bạn có thể ủy quyền.
(còn tiếp)