Kỹ năng giao việc

Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên. Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn.
 
1. Phân biệt giao việc và uỷ quyền

• Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.

• Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn.

2. Lợi ích của giao việc

• Nhiều công việc được thực hiện trong cùng thời gian sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu.

• Trách nhiệm nhân viên được xác định và nâng lên, nhân viên trở nên quan tâm và có trách nhiệm.

• Sự phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc kiểm tra của nhà lãnh đạo bớt khó khăn hơn.

• Tân dụng hết nguồn nhân sự và năng suất làm việc tăng lên.

• Nếu không biết giao việc dẫn đến nhân viên tự làm, hỏng nhiều và nhà quản lý phải xử lý sự vụ nhiều hơn.

• Nhân viên trưởng thành tiến bộ.

• Chất lượng làm việc của từng cá thể được đánh giá chính xác hơn.

• Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người. Nhân viên cảm thấy thoả mãn và dễ đồng tình hơn.

• Người lãnh đạo có thời gian để làm những công việc mà không thể giao cho người khác được. Người lãnh đạo có nhiều thời gian để lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện cà kiểm tra.

3. Những biểu hiện của bệnh phân công tồi

• Công việc thường trễ hạn, và tổ chức hay gặp khó khăn do những quyết định đưa ra chận trễ.

• Không tìm được người trong tổ chức để giao việc.

• Một số nhân viên quá bận rộn – Một số nhân viện ngồi không.

• Các nhân viên được giao những nhiện vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ.

• Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình.

• Quyết định của nhân viên thường vượt quá hạn của mình và dường như chẳng ai biết ai là người đảm trách dự án.

• Các nhân viên có liên quan không được thông báo những thong tin nằm trong kế hoạch và mục tiêu.

• Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàn chán, tổ chứa có nhiều nhân viên xin thôi việc.

• Người lãnh đạo đôi khi can thiệp vào việc đã được giao mà không thông qua người đã phân qua việc đó.

• Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian quan tâm tới nhân viên.

4. Những trở ngại từ nhà lãnh đạo trong giao việc

• Nhà lãnh đạo không biết điều hành, phân công.

• Nhà lãnh đạo cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những người khác trong tổ chức.” Tôi tự làm mọi việc thì nhanh hơn và dễ dàng hơn, bởi vì tôi hiểu chúng rõ hơn và biết cách làm”. Hay “Công tác quản lý đòi hỏI tôi phảI đảm trách những nhiệm vụ thật sự quan trọng theo một cách riêng”.

• Nhà lãnh đạo sợ các nhân viên sẽ không thích, nếu họ trông đợi ở nhân viên của họ quá nhiều.

• Nhà lãnh đạo không chắc chắn vào người nào để giao việc.”Tôi không tin tưởng khi giao việc cho nhân viên làm một mình”.

• Nhân viên thiếu kinh nghiệm và nhiệt tình.

• Nhân viên sợ trách nhiệm.

• Nhân viên sợ phê bình và tránh việc mạo hiểm

5. Những khó khăn trong giao việc:

• Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa

• Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc

• Các nhân viên họ nói rằng họ quá bận rộn

• Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc đó cho nhân viên sẽ mất thời gian hơn là tự làm

• Công việc điều hành cao, cần phảI có chữ ký của nhà lãnh đạo và tài liệu chính, như hoá đơn vận chuyển và nhận hàng.

• Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho nhân viên thì không còn việc gì làm”.

• Nhà lãnh đạo không đủ hiểu biết để kiểm tra và điều hành công việc.

• Các nhân viên được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực hiện và xin giúp đỡ.

• Một vài nhân viên được giao quá nhiều việc và một số nhân viên khác lại không có việc làm.

• Các nhân viên không hiểu biết về điều lệ cũng như mục tiêu của tổ chức .

• Các nhân viên thường không làm theo phương pháp của nhà lãnh đạo.

• Nhà lãnh đạo giao những công việc ít mang tính thử thách cho hầu hết các nhân viên đã được đào tạo.

• Các nhân viên đang làm việc vựơt quá khả năng của mình.

6. Tính hợp lý trong kỹ năng giao việc

• Nhà lãnh đạo phải tường trình dự án đầy đủ.

• Nhà lãnh đạo cần phải xác định mức độ thực thi và thời gian biểu khi thực hiện công việc.

• Nhà lãnh đạo cần huấn luyện hoặc hổ trợ khi nhân viên cần bất kỳ lúc nào.

• Nhà lãnh đạo phải nêu những vấn đề kế tiếp mà mình thường mong đợi.

• Nhà lãnh đạo cần phải báo cho nhân viên khác biết ai là người chịu trách nhiệm công việc này.

• Giải thích rõ mức độ quyền hạn khi được giao việc.

7. Nhà lãnh đạo chia sẻ quyền lực

• Hãy xem xét tình hình và sự kiện rồi lập báo cáo cho tôi. Sau đó tôi sẽ quyết định bạn sẽ làm gì

• Hãy cho tui biết bạn có ý định làm việc gì. Nhưng đừng có hành động khi chưa có sự đồng ý.

• Hãy giải quyết vần đề và cho tôi biết ý định của bạn trước khi thực hiện. Tôi ra lệnh ”không” thì đừng làm.

• Hãy giảI quyết vần đề và cho tôi biết bạn đã làm gì ?

• Hãy tự hành động và đừng có hỏi tôi trừ  khi thật cần thiết.

8. Những vấn đề cần xem xét khi quyết định công việc được giao

• Những công việc mà nhân viên bắt buộc phải làm.

• Những công việc nhân viên nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần.

• Những công việc bạn có thể làm, nhưng nhân viên cũng có thể làm nếu có cơ hội.

• Những công việc mà bạn nên làm, nhưng cần sự giúp đỡ của nhân viên.

• Những công việc mà chỉ mình bạn mới có thể  làm.

9. Những điều nhà lãnh đạo nên dự kiến

• Các nhân viên đều có quyền yêu sách, tỏ thái độ không đồng ý hay chấp nhận công việc.

• Các nhân viên có thể đòi hỏI những vấn đề khó khăn và yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.

• những báo cáo tiến trình công việc phải được chuẩn bị đúng thời gian cho bạn hoặc cho những nhân viên khác trong bộ phận thông tin.

• Những nhiệm vụ được hoàn thành là những bằng chứng tốt về việc điều hành nhân viên một cách hoàn hảo.

• Nhân viên mới phải được chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng và phải có ngườI kèm khi làm nhiệm vụ.

• ThờI gian – Tiền bạc – Vật chất – Con người được xem là nguồn quý giá và phải được sử dụng một cách hợp lý….

10. Những vấn đề cần xem xét khi chọn nhân viên để giao việc

• Đã phân tích kỹ những đòi hỏi của công việc trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn nhân viên.

• Có chắc rằng mỗi nhân viên đều hiểu được yêu cầu công việc và tin tưởng vào mức độ thi hành.

11. Đưa ra kế hoạch giao việc

• Trình bày rõ nhiệm vụ và kết quả mong muốn.

• Đưa ra một mức độ thực hiện công việc và thời gian biểu.

• Xác định rõ số lượng và chất lượng công việc.

• Giao mức độ quyền hạn.

• Đào tạo nhân viên theo yêu cầu công việc khi cần.

• Báo cho tất cả nhân viên khác ai sẽ là người có trách nhiệm.

12. Những điều nên tránh khi giao việc

• Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ.

• Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc.

• Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách.

• Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mọi người đều có thể làm.

• Lơ là hoặc theo dõi chặt nhân viên.

• Ngăn cản, thông báo những thông tin quan trọng liên quan đến nhiệm vụ được giao.

• Bực tức, thất vọng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ.

• Chất đống công việc và để hầu hết nhân viên tin rằng chỉ có mình mới có thể làm được.

• Không khen ngợi và động viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ quan trọng…